7 Passos para reduzir os custos do seu evento

7 Passos para reduzir os custos do seu evento

Redução de gastos e aumento de lucro são sempre bem vindos, agora imagine diminuir os custos sem perder a qualidade e a experiência que você transmite em seu evento seria muito interessante, não?

Sim, é totalmente possível porém demanda de algumas técnicas, dedicação para nada sair fora do seu controle e criatividade, lembre-se que não podemos perder a qualidade. A palavra chave nesse caso é otimização, concentre-se na realização de investimentos inteligentes.

1 – Planejamento

Planejar é sempre o primeiro passo, é fundamental que o planejamento financeiro seja estudado e bem feito, conseguindo obter métricas reais e lembre-se de não ultrapassar os limites do seu orçamento proposto.

Todas as ações a seguir dependem desse passo e quanto propôs de orçamento para seu evento, então para auxiliar nesse passo faça o download da nossa planilha de custos.

Planilha de custos

Você deve prezar pelo sucesso do seu evento, não faça um evento econômico sem qualidade que os participantes não vão ficar satisfeitos. Prepare um checklist dos principais itens que seu evento precisa para ocorrer e trazer uma experiência satisfatória.

2 – Patrocínios e Parcerias

Patrocínios e parcerias podem agregar muito em seu evento não somente com a parte financeira mas também com a experiência que seus patrocinadores podem trazer ou influenciar. Sempre devemos lembrar que eles devem estar ligados a tema do seu evento e ao público alvo.

Nenhum patrocinador vai investir gratuitamente, então tenha um plano e apresentação bem elaborados para ressaltar a sua credibilidade e provar que patrocinar o evento trará muitos benefícios, você deve se certificar de que as vantagens sejam tão atraentes ao ponto de convencer os responsáveis pelo patrocínio.

Uma dica é antes listar todos os possíveis patrocinadores e parceiros, quanto maior for a lista, mais chances você terá de encontrar interessados em patrocinar o evento.

3 – Utilize a tecnologia a seu favor

Use e abuse de tecnologias para ajudar na produção do seu evento, existem muitas ferramentas no mercado que podem ajudar você a fazer a gestão do seu evento a Eventou é uma delas, caso queira saber um pouco mais como trabalhamos é sóclicar aqui e falar com um dos nossos consultores gratuitamente.

Existem também plataformas e aplicativos poderosas para controlar todos os seus gastos tanto pessoal como de negócios, obtendo gráficos em tempo real de onde está ultrapassando seus limites.

Utilize o google para pesquisar fornecedores, muitos deles estão na internet então faça sempre uma pesquisa detalhada e peça orçamentos, mas lembre-se de ver a reputação do fornecedor e qualidade do serviço.

Escolha a tecnologia e fornecedor que melhor atenda sua necessidade.

4 – E-mail Marketing

Email ainda é uma ferramenta muito poderosa para divulgação, melhor ainda quando você tem uma base de dados qualificada de clientes e seus gostos, se você ainda não conhece email marketing clique aqui para saber como podemos te ajudar nesse processo.

Utilize os emails no pré, durante e no pós evento, antes do evento você pode realizar pré-vendas obtendo um alto alcance na divulgação e conversão economizando no custo da divulgação inicial do seu evento e divulgação de atrações.

Durante o evento você pode utilizar para fazer chamadas, divulgação de conteúdos e promoções.

No pós evento é muito importante você manter a relação com seu cliente, peça feedbacks de como melhorar seu evento e comece a qualificar.

5 – Atenção nos custo variáveis

Existem dois tipos de custos no seu evento os fixos e os variáveis.

Os custos fixos são os que você terá e independentemente do número de participantes do seu evento. Ou seja, essa parte do seu orçamento é voltada para tudo que seu evento precisa para que funcione perfeitamente.
Ex: Local, equipamentos, seguro, atrações, palestrantes, transporte e hospedagem…

Os custos variáveis estão ligados à quantidade de participantes dentro do seu evento.
Ex: Consumo de bebida por pessoa em um open bar, coffee break, material de credenciamento, estacionamento…

Para esses custos você deve ter sempre métricas de consumo ou de utilização dos itens por pessoa dentro do seu evento, nem sempre é fácil prever mas tente chegar o mais próximo possível pela sua lista de confirmados.

6 – Entenda seu público alvo.

Entender seu público é muito importante para você direcionar sua divulgação e saber qual é realmente o gosto dele, não pense em fazer um evento genérico, os maiores eventos são “nichados” ou seja, quando você faz um evento focado em um determinado público alvo.

Uma boa prática é utilizar os itens citados acima, principalmente o email marketing com utilização de qualificação e feedbacks, assim você consegue saber exatamente o que seu público pensa do seu evento e quem realmente são.

Lembre-se de captar sempre os dados de quem frequenta seus eventos tanto no online quanto nos ingressos físicos, são de extrema importância para fidelizar seu cliente e manter o relacionamento.

7 – Atente-se aos Imprevistos.

Prepare-se para imprevistos, acontecem em quase todos os eventos, coloque em seu planejamento uma margem de erro no custo total, lembre-se que seu custo real deve ficar menor ou igual ao planejado.

Um exemplo prático é que nem todos os serviços são contratados desde o início, o número de inscrições do seu evento pode atingir um limite e você tenha que aumentar a quantidade de ingressos, com isso o seu custo variável irá mudar.

Coloque em práticas essas dicas e veja os resultados apresentados e lembre-se de sempre planejar antes de começar seu evento.

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